WHMCS-Rechnungen: §14 UStG, GoBD und E-Rechnung

WHMCS erstellt aus dem Standard heraus Rechnungen, die für den US-Markt gedacht sind. Sie weisen keine Steuernummer aus, kennen kein Leistungsdatum, vergeben Rechnungsnummern erst bei Zahlung und kennen weder Reverse Charge noch die deutsche E-Rechnungspflicht. Für einen Betrieb in Deutschland reicht das nicht: Fehlt eine Pflichtangabe nach §14 UStG, kann Ihr Geschäftskunde die Vorsteuer nicht ziehen und fordert eine korrigierte Rechnung. Nach den folgenden Anpassungen an Steuerregeln, Nummernkreis und PDF-Vorlage weisen Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben aus, tragen lückenlose Nummern und sind auf GoBD und E-Rechnungspflicht vorbereitet.

Diese Pflichtangaben verlangt §14 UStG

Jede Rechnung über 250 Euro (brutto) muss nach §14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung (z. B. „Webhosting-Paket M, 12 Monate“)
• Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistung (Leistungsdatum – nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)
• Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt
• Den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis

Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV mit reduzierten Angaben (u. a. ohne separaten Empfänger und ohne getrennt ausgewiesenen Steuerbetrag). Prüfen Sie im Standard-Template, welche dieser Felder überhaupt gedruckt werden – erfahrungsgemäß fehlen Steuernummer und Leistungsdatum.

Umsatzsteuer korrekt konfigurieren

Aktivieren Sie zuerst die Besteuerung. In WHMCS 8 finden Sie das unter Configuration (Zahnrad) › System Settings › Tax Configuration, in älteren 7.x-Versionen unter Setup › Payments › Tax Configuration.

• Setzen Sie Tax Enabled auf aktiv und wählen Sie als Tax Type in der Regel „Exclusive“ – der Steuerbetrag wird dann getrennt ausgewiesen, wie es §14 verlangt.
• Legen Sie unter Tax Rules eine Regel mit Land „Germany“, Name „USt“ und Rate 19 an. Für ermäßigte Leistungen (7 %) ergänzen Sie eine zweite Regel bzw. eine passende Steuerklasse.
• Achten Sie auf die Rundungseinstellungen. WHMCS rundet je nach Konfiguration pro Position oder auf Rechnungsebene – runden Sie kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen, damit Netto + Steuer exakt den Bruttobetrag ergeben.

EU-Kunden und Reverse Charge

Für Geschäftskunden aus anderen EU-Staaten gilt bei digitalen Dienstleistungen das Reverse-Charge-Verfahren: Sie stellen ohne deutsche Umsatzsteuer, dafür mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge“ und beiden USt-IdNr. Das übernimmt das mitgelieferte EU VAT Addon (zu aktivieren unter Setup › Addon Modules). Es prüft die USt-IdNr. des Kunden automatisch gegen das VIES-System der EU und wendet dann Reverse Charge an; Privatkunden berechnet es je nach Konfiguration den deutschen Satz.

Wie Sie das Bestellformular so aufbauen, dass die USt-IdNr. sauber abgefragt wird, beschreibt der Beitrag Bestellformulare in WHMCS an deutsche Rechtsvorschriften anpassen.

Kleinunternehmer nach §19 UStG

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Deaktivieren Sie die Besteuerung und ergänzen Sie im Rechnungsfuß den Pflichthinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Diesen Text hinterlegen Sie in der Vorlage (siehe unten), nicht in den Steuerregeln.

Fortlaufende Rechnungsnummer – die häufigste Falle

WHMCS unterscheidet zwischen der internen Invoice-ID und der ausgewiesenen Invoice Number. Standardmäßig vergibt WHMCS die fortlaufende Nummer erst bei Bezahlung der Rechnung, nicht bei Ausstellung. Für Deutschland ist das riskant, weil die Rechnungsnummer bereits mit der Ausstellung feststehen und lückenlos nachvollziehbar sein muss.

Unter System Settings › General Settings › Invoices (WHMCS 8) bzw. Setup › General Settings › Invoices (WHMCS 7) stellen Sie das um:

• Sequential Invoice Numbering aktivieren.
• Invoice Number Format setzen, z. B. {YEAR}-{NUMBER} für ein Schema wie 2026-00042.
• Sequential Invoice Number Start auf Ihren gewünschten Startwert.

Wichtig: Prüfen Sie, ob die Nummer bei Ihnen bei Generierung oder erst bei Zahlung vergeben wird, und dokumentieren Sie stornierte oder gelöschte Rechnungen. Echte Lücken in der Nummernfolge müssen gegenüber dem Finanzamt erklärbar sein.

Pflichtangaben in die PDF-Vorlage bringen

Firmenname und Anschrift pflegen Sie unter General Settings › General (Feld „Company Name“ und der „Pay To Text“ bzw. die Adresse). Steuernummer, Leistungsdatum und der Reverse-Charge- bzw. §19-Hinweis erscheinen jedoch nur, wenn sie in der Vorlage stehen.

Bearbeiten Sie dazu die Datei templates/invoicepdf.tpl im WHMCS-Stammverzeichnis (das PDF wird per Smarty/TCPDF erzeugt). Legen Sie vorher eine Kopie an, damit ein Update Ihre Änderungen nicht überschreibt. Typische Ergänzungen:

• Kopfzeile: Ihre USt-IdNr. / Steuernummer, Handelsregister und Geschäftsführung
• Pro Rechnungsposition oder im Kopf: das Leistungsdatum bzw. den Leistungszeitraum
• Fußzeile: Zahlungsbedingungen sowie der §19- oder Reverse-Charge-Hinweis

Die HTML-Ansicht im Kundenbereich liegt separat in den Template-Dateien Ihres Themes – halten Sie beide Ansichten inhaltlich synchron.

GoBD: Unveränderbarkeit und Aufbewahrung

Die GoBD verlangen, dass ausgestellte Rechnungen unveränderbar archiviert werden. WHMCS speichert Rechnungsdaten in der Datenbank (Tabelle tblinvoices), wo sie theoretisch nachträglich änderbar sind – das allein genügt der GoBD nicht. Praktisch bedeutet das:

• Nach Ausstellung keine Beträge oder Positionen einer bezahlten Rechnung mehr ändern; Korrekturen laufen über eine Storno-/Korrekturrechnung mit eigener Nummer.
• Die erzeugten PDF revisionssicher ablegen (z. B. über eine Buchhaltungs- oder DMS-Anbindung), nicht nur als DB-Eintrag.
• Regelmäßige, geprüfte Backups der Datenbank und der Rechnungs-PDF fahren.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt zehn Jahre (§147 AO). Für Buchungsbelege wurde die Frist durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1.1.2025 auf acht Jahre verkürzt – ob das Ihre WHMCS-Rechnungen erfasst, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für die saubere Übergabe an die Buchhaltung lohnt eine Schnittstelle, etwa zu lexoffice oder sevDesk – dazu der Beitrag WHMCS mit lexoffice oder sevDesk verbinden.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Das ist die größte aktuelle Baustelle: Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Eine reine PDF gilt dann nicht mehr als E-Rechnung – gefordert ist ein maschinenlesbares Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).

Für den Versand gibt es eine Übergangsphase: Papier und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) sind noch bis Ende 2026 zulässig. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1.1.2028 dann alle.

WHMCS erzeugt von Haus aus PDF, kein ZUGFeRD/XRechnung. Sie benötigen dafür ein Zusatzmodul (Drittanbieter) oder eine Exportstrecke, die aus den Rechnungsdaten eine EN-16931-konforme XML erzeugt – idealerweise gekoppelt an Ihre Buchhaltungssoftware. Planen Sie diesen Schritt früh ein; im reinen B2C-Geschäft (Endkunden) greift die Pflicht dagegen nicht.

Typische Fehler und Lösungen

• Rechnungsnummer erst bei Zahlung → Sequential Invoice Numbering aktivieren und Vergabezeitpunkt testen.
• Kein Leistungsdatum → Feld in invoicepdf.tpl ergänzen; §14 verlangt es zwingend.
• USt trotz EU-B2B ausgewiesen → EU VAT Addon aktivieren, VIES-Prüfung sicherstellen, Reverse-Charge-Hinweis einbauen.
• Kleinunternehmer mit ausgewiesener USt → Besteuerung deaktivieren, §19-Hinweis in den Fuß.
• Steuernummer fehlt → in den Vorlagenkopf aufnehmen, nicht nur in den Systemeinstellungen hinterlegen.

FAQ

Kann WHMCS ohne Zusatzmodul XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Nein. WHMCS liefert PDF-Rechnungen. Für das EN-16931-Format brauchen Sie ein Drittanbieter-Modul oder eine Exportlösung, die aus den Rechnungsdaten die geforderte XML erzeugt.

Muss ich Rechnungen zehn oder acht Jahre aufbewahren? Grundsätzlich zehn Jahre nach §147 AO. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine verkürzte Frist von acht Jahren. Was konkret für Ihre WHMCS-Rechnungen gilt, sollten Sie mit der Steuerberatung abstimmen.

Reicht es, die Standardvorlage von WHMCS zu nutzen? In der Regel nicht. Steuernummer, Leistungsdatum und Reverse-Charge-Hinweis fehlen dort meist. Ohne diese Angaben ist die Rechnung nach §14 UStG unvollständig und für Geschäftskunden nicht vorsteuertauglich.

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